Organisation du site
Un espace de travail est reservé à chaque service.
L'accueil est un espace commun qui comporte des ressources inter-service et qui permet un aiguillage sur les différents services.
Chaque service comporte des entités avec différents usages.
Le service administratif regroupe la direction, le service juridique et le service paye & fiscalité.
Les services promotion et technique sont regroupés car ils manipulent des entités partagées.
Entités disponibles
Documents et Images
Les documents (word, pdf, excel, ...) et images (gif, jpeg, etc...) sont regroupés dans des bibliothèques qui peuvent comporter des dossiers.
Les documents et images se téléchargent du poste vers une localisation sur le site.
Ils sont qualifiés (attributs spécifiques) pour en facilité leur accès.
Ils peuvent être extraits (marquage momentané) pour être travaillés en local par une personne puis archivés (démarquage) ou modifiés en ligne ou simplement remplacés par un nouveau téléchargement.
Une gestion des versions peut-être activée sur une bibliothèque.
Les documents d'une bibliothèque peuvent également être soumis à approbation.
Les droits d'accès peuvent être réglés sur une bibliothèque mais également sur chaque élément qu'elle contient (dossier, document). De même pour les abonnements (alerte mail déclenchée par des opérations).
Listes
Des éléments sont regroupés dans des listes personnalisables : calendrier, tâches, annonces, liens, appels téléphoniques, contacts, etc ...
Pages html
Des pages Wiki peuvent être créées directement en ligne.
Elles prennent beaucoup moins de place que des documents et sont accessibles sans logiciel spécifique.
Recommandées pour les notes, informations, compte rendu rapide.
Chaque service dispose d'une bibliothèque de documents qui lui est adaptée.
Les documents sont parfois à cheval sur plusieurs services.
Il faut privilégier un emplacement dans une bibliothèque et référencer le document par un lien à partir des autres services.
Les documents ne relevant pas d'un service particulier doivent être déposés soit dans l'accueil, soit dans la bibliothèque générale des documents administratifs.
Spécificités des services